Le déménagement de bureaux peut être un défi et une source de stress pour tout le monde, des employés aux dirigeants. Souvent, il y a beaucoup d’imprévus et de complications qui peuvent faire dérailler même les meilleurs plans. Voici donc une compilation de 5 bonnes pratiques pour déménager en toute sérénité

Organiser et responsabiliser l’équipe de relocalisation

Il est recommandé de constituer dès le départ une équipe interdépartementale. Cette équipe doit comprendre le responsable du déménagement et des représentants d’un grand nombre de départements impliqués dans le déménagement, tels que l’informatique, les communications, les RH, la direction, la conception et les installations. Cette équipe doit se réunir chaque semaine pour examiner le calendrier, discuter et résoudre les problèmes qui se présentent. Les membres de l’équipe de communication peuvent profiter de ces réunions pour élaborer des communications hebdomadaires avec les employés.

Fort heureusement, il existe aujourd’hui des entreprises de transfert de locaux à Lyon spécialisées. Ces dernières sont de vraies alliées pour effectuer un déménagement sécurisé, rapide, fiable et efficace.

Faire participer les employés au processus

Impliquer les employés dans le processus n’est pas seulement une occasion d’identifier leurs besoins, mais aussi une opportunité pour eux d’exprimer leurs préoccupations et leurs désirs pour le nouvel espace. Cette participation est importante si les employés subissent un changement complet pendant le déménagement, par exemple s’ils doivent travailler d’une nouvelle manière. Cet engagement est important si les employés doivent subir des changements radicaux pendant le déménagement, par exemple s’ils doivent accepter de nouvelles méthodes de travail. Une formation précoce et la garantie que les employés comprennent le « pourquoi » de la nouvelle façon de travailler faciliteront la relocalisation.

La communication est essentielle

Dès le début du déménagement, communiquez régulièrement et n’arrêtez pas avant que tout le monde soit installé et que tous les points de la liste des tâches soient réglés. Dans les premiers jours, les gens veulent comprendre les problèmes et le raisonnement qui sous-tend les décisions. Une communication régulière atténuera les craintes, donnera aux gens le temps d’assimiler les changements et aura un sens pour de nombreuses personnes. Nous vous recommandons vivement de montrer des photos et des vidéos du nouvel espace au fur et à mesure de son développement, afin que les gens puissent voir comment il se développe et comment il sera utilisé à l’avenir, et afin d’aider les gens à comprendre comment le nouvel espace sera utilisé.

Choisissez un partenaire de déménagement dès le début

Un spécialiste du déménagement peut vous aider dans tous les domaines, qu’il s’agisse de l’élimination sûre et écologique des technologies obsolètes, de la liquidation des biens ou des techniques d’emballage. Un spécialiste du déménagement vous évitera bien des tracas, à vous et à votre équipe. Il est donc conseillé de l’impliquer dès le début pour profiter de son expertise.

Attendez-vous à du changement

Inévitablement, des événements indépendants de votre volonté se produiront, tels que des retards de construction, des problèmes météorologiques ou des perturbations de livraison. Toutefois, si l’équipe de déménagement et l’ensemble du personnel comprennent cela dès le départ, les attentes seront réalistes. Le déménagement est une science fluide et imparfaite, mais avec une bonne planification, une communication claire et régulière et un partenaire de déménagement stratégique, vous pouvez espérer un bon résultat final.